Piloter en mode multi-projets et multi-rôles : retour d’expérience d’un funambule du digital

Multi-projets. Multi-clients. Multi-casquettes. C’est pas un métier, c’est un sport. Et je ne parle pas de yoga zen.
Chef de projet, business analyst, UX designer (aka “la personne qui sait tout faire parce que pourquoi pas”) : dans une grande ESN, on apprend vite à développer des super-pouvoirs… ou à s’organiser. Ou, soyons honnête, à faire au mieux.

Je vous partage ici un petit retour d’expérience sur la gestion d’un portefeuille de projets en mode “équilibriste de l’impossible” — avec quelques méthodes, pas mal d’astuces, et beaucoup de café.

🤹‍♀️ Les vrais défis du pilotage multi-projets (avec un profil à géométrie variable)

Dans le monde merveilleux des ESN, jongler entre plusieurs projets, en mode multi-clients, c’est déjà (et surtout) être un OVNI à contre-courant dans de la philosophie des ESN. Mais quand, en plus, ton rôle varie d’un projet à l’autre — parfois chef de projet pur, parfois en mode business analyst ou UX designer en renfort — la complexité prend une autre dimension.

Concrètement ?

Sur un projet, tu pilotes la roadmap et les livrables. Sur un autre, tu es au cœur de la réflexion fonctionnelle. Et parfois, tu débarques dans un atelier utilisateur en mode “UX à la rescousse”.
Tu dois constamment adapter ta posture, ton discours et ton niveau d’implication selon le rôle du moment… tout en gardant une vue d’ensemble.
Et bien sûr, il y a les moments où les rôles se chevauchent gentiment (“tu pourrais faire le wireframe vite fait, non ?”) — comme si tu pouvais switcher de casquette comme on change de filtre sur Instagram et que le budget du projet le permet évidement.

Cette variation permanente est à la fois un atout (hello la vision transverse !) et un vrai challenge, ou plutôt un état d’esprit, pour rester clair dans tes priorités, ton positionnement, et ta bande passante mentale.

🛠️ Méthodes de survie en milieu multi-projets, multi-client

Pas de recette miracle, mais quelques règles perso qui m’ont évité de sombrer dans le chaos absolu (ou du moins, de le dissimuler élégamment) :

Le planning maître du multiverse : un tableau Trello/Excel (selon l’humeur du jour) avec tous mes projets, pour quels clients, mes rôles, les deadlines critiques et les gros cailloux à venir. Sans ça, on ne dort pas serein.
Des routines régulière comme point d’ancrage : des revues régulières (avec thé ou chocolat selon le niveau de stress) pour prioriser, identifier les collisions et réajuster.
Des quick check-ins avec les équipes plutôt que des longs meetings : 15 minutes, message clair = 1h de gagnée à chaque fois.
Et surtout : de la rigueur. Tout ne sera jamais parfait, mais faut s’employer à ce que ça le soit.

📖 Anecdotes (ou “ce qui ne m’a pas tué m’a appris à négocier mieux”)

Le jour où j’ai dû présenter le planning de conception avec des itérations de 10 jours pour faire de l’agilité et pour alimenter en parallèle les devs, en visio tout en animant un atelier UX et en challengeant le métier sur ce qu’ « il est sure d’avoir besoin ». J’ai choisi de le vivre comme un escape game. J’ai survécu. Mais depuis, je refuse toute réunion sans agenda clair, affiché dans l’invitation. Vraiment. Et en même temps, ça parait bête dit comme ça, mais combien de fois j’ai reçu une invitation avec en sujets 2 mots en majuscule, un lien teams et une bouffé anxiogène, le tout à 17h30 (et même le vendredi pour les managers sadique).

Le projet où le client m’a dit “on veut que le produit soit largement accepté” mais n’avait pas de budget pour l’UX. Ça ne marche pas à tous les coups et le client n’a pas toujours les chakras ouverts pour cela. Mais quand j’ai pu, j’ai convaincu qu’un périmètre complet mal conçus qui n’intègre pas les utilisateurs finaux ne prendra pas. Mais un lot 1 bien conçus qui prend en compte les grains sable dans les chaussures des utilisateurs, un lot 1 conçus pour être l’outil fait par les utilisateurs et pour les utilisateurs débouchera forcément sur de la satisfaction, de bons KPI et un tremplin pour un budget complémentaire pour un lot 2 qui apportera la totalité des fonctionnalités prévues initialement. Quand le client m’a écouté, ça a marché à tous les coups !

Le jalon stratégique prévu la même semaine sur deux projets majeurs. J’ai utilisé une technique ancestrale : planifier, anticiper, piloter au risque et mettre en place et afficher un plan d’actions plusieurs semaines avant pour maitriser la vanne de pression.

✅ Mes (humblement) bonnes pratiques

Ne jamais supposer que les autres savent ce que tu fais : à force de jongler, tu oublies que tu es le seul à voir toutes les balles.
Écrire pour mieux respirer : centraliser l’info, faire des comptes-rendus clairs, documenter même ce qui te semble évident.
Savoir dire “ce n’est pas le bon moment” : la gestion de la frustration (des autres et la tienne), c’est un soft skill vitale.
Se garder des créneaux “silencieux” : pour réfléchir, concevoir, ou juste… digérer tout ce qui vient de se passer.

🎬 En conclusion : multi-casquette, mais pas de multiples personnalités en ESN

Être chef de projet, BA et UX dans une ESN, c’est montrer qu’on peut maîtriser, d’orchestrer intelligemment, parce qu’à chaque occasion que dieu leur donne, ils essayeront de dire qu’on n’est pas capable. C’est apprendre à faire levier sur chaque rôle, c’est utiliser son expérience pour parler plusieurs langues (tech, métier, design), et à rester lucide même quand tout s’accélère.